Нагрузили работой

Как справиться с возросшими нагрузками на работе – Почему нет?

Нагрузили работой

Даже если вы супер-пупер профи, кризис все равно может подкинуть проблем. Руководители сокращают персонал для того, чтобы компания продолжала функционировать.

И обязанности уволенных сотрудников распределяются между оставшимися «счастливчиками».

Как справиться с возросшими нагрузками? И стоит ли брать на себя все новые и новые обязанности из страха потерять работу? Разрабатываем «план спасения».

Постарайтесь отрешиться от эмоций и честно ответьте себе на вопрос: что заставляет чувствовать напряжение?
По большому счету, вариантов не так уж много:

— обязанностей стало больше, и с ними физически невозможно справляться, но из-за страха потерять работу вы боитесь озвучить этот факт руководству;

— вы волнуетесь, что придется работать больше за те же деньги, привычный рабочий распорядок нужно будет менять;

— переживания связаны с тем, что на вас перекладывают все больше обязанностей, которые не соответствуют занимаемой должности.

«Год назад в отделе было пять человек, а после кризиса осталось двое — начальство решило, что пора затянуть пояса. Работы меньше не стало, и мы с коллегой раскидали на двоих обязанности, которые раньше выполняла целая команда.

Сначала было даже весело: бесконечные авралы и адреналин перед каждым отчетным собранием. Через пару месяцев начальник сократил другой отдел, прочитав длинную речь о том, как “можно спокойно справляться вдвоем с тем, что делали пятеро ”. И мне внезапно стало страшно.

Потому что мы с коллегой постоянно остаемся допоздна в офисе, перестали ходить обедать, в нашем кабинете напряженная тишина. Я ужасно устала, до паники боюсь, что не справлюсь с очередным поручением. Но при этом понимаю, что не могу позволить себе остаться без работы».

Юлия Комаровская, 26 лет, маркетолог, пациентка клиники неврозов

За себя и за того парня

Итак, вы пришли к выводу, что вам действительно приходится работать за двоих-троих, а стресс вызван истощением.

Разумеется, можно несколько недель или даже месяцев трудиться на пределе сил, но, если это тянется слишком долго, неизбежно начинается эмоциональное и физическое «перегорание», появляется усталость.

Человек уже не может работать с прежней интенсивностью, а страх увольнения только нарастает.

В этом случае вам следует тактично обратить внимание коллег и начальства на то, что у вас слишком большая нагрузка, и попросить распределить обязанности более рационально. Тщательно подготовьтесь к встрече и постарайтесь исключить эмоциональную сторону вопроса.

Лучше всего, если ваши претензии будут аргументированы и подкреплены фактами, а вы предоставите свои рабочие планы и предложения по перераспределению нагрузки.

Разумный руководитель всегда прислушается к аргументам подчиненных и постарается найти выход из сложившейся ситуации.

Освоить тайм-менеджмент

Совсем другое дело, если решение руководства о сокращении сотрудников было обоснованным. И в самом деле задач было слишком много, а ваш стресс вызван самим фактом наступивших перемен. Во-первых, поздравляем – вы сохранили работу, а значит, компания в вас заинтересована. Во-вторых, обязанностей действительно станет больше, и только от вас зависит, завалит ли вас эта лавина.

Задумайтесь, а не настало ли время проанализировать, насколько рационально вы распределяете нагрузку в течение дня. Умеете ли расставлять приоритеты, не тратите ли силы на неважные, привычные действия, которые в тайм-менеджменте принято называть «пожирателями времени»?

Начните с признания того, что расслабленный трудовой режим придется сменить на четко спланированный, эффективный и энергичный подход. Попрощайтесь с перекурами, чаепитием и зависанием в социальных сетях. Вместо этого приходит время новых задач и вызовов.

Вам предстоит кропотливая работа над смещением фокуса внимания из позиции «несчастная жертва обстоятельств» в положение «да, придется поднапрячься, зато узнаю много интересного».

Лояльного сотрудника сложнее подсидеть, и у него больше шансов удержаться на месте во вторую волну увольнений.

«Людям, которые остались и для которых увеличилось количество задач, можно посоветовать быть трудолюбивее, сильнее, внимательнее. Если в компании улучшается финансовая обстановка — вы вправе начать разговор с руководством о поднятии зарплаты».
Юлия Олейникова, руководитель компании

Не забывайте об основных способах борьбы с переутомлением:

1. Делайте перерывы. Выбирайте свой личный ритм – не имеет значения, будут ли это классические десять минут перерыва каждые два часа или революционный тайм-менеджмент «по помидору» — 25 минут работы над одной задачей, перерыв 5 минут, переключаемся на другую.

2. Создайте собственное пространство. Вы проводите на работе больше трети суток — сделайте свое рабочее место настолько личным, насколько сможете. Небольшой штрих может дать что-то, чему вы улыбнетесь в течение дня.

3. Выполняйте дыхательные упражнения на расслабление. Не столь важно, какую именно дыхательную практику вы выберете, главное, что эти несколько минут вы проведете в расслаблении и покое.

4. Возьмите за правило о доме думать дома, а о работе на работе. Залог здоровой психики – баланс.

И швец, и жнец

При сокращении штата иногда складывается абсурдная ситуация – сотруднику передаются функции, которые абсолютно выходят за рамки его обязанностей или даже конфликтуют с ними. Например. Вы специалист из отдела финансов, а вам поручают содержать в порядке переговорную, заказывать канцтовары для всего офиса или организовывать кофе-брейки для партнеров.

«С Нового года мне стали давать странные задания — распечатать отчеты, передать папку с документами в девять вечера. Моя работа при этом никуда не делась, замечу. Доплаты мне никто не предлагает.

Да мне и не нужно — я не секретарем устраивалась работать. Сейчас непростая ситуация: не время думать о смене работы, но, боюсь, я так долго не выдержу».

Мария, 40 лет, менеджер по работе с клиентами

Задумайтесь, почему «лишние обязанности» перешли именно к вам? Если вас это не устраивало, почему вы согласились? А если с вами это даже не обсуждалось, почему руководство считает возможным поступать так по отношению к вам? Помните, что ваша карьера зависит от того, насколько успешно вы справляетесь со своими непосредственными обязанностями, а не от того, что вы безотказно берете на себя неподъемный груз задач, пребывая в стрессе и допуская все больше ошибок.

Читать также:  Оргазм: 10 фактов и 10 советов для мужчин

Такая ситуация чаще всего указывает на то, что у вас есть проблемы с выстраиванием границ при взаимодействии с людьми. Для того чтобы грамотно защитить свои границы. Стоит задуматься, что именно требует защиты, четко осознать свою позицию:

— сформулируйте как можно более конкретно, что именно и почему вас не устраивает;

— избегая эмоций, сформулируйте, каким вы видите выход из создавшейся ситуации;

— спокойно и аргументированно озвучьте свою позицию руководителю.

Помните, что пространство для манипуляций находится в «серой зоне» — области недомолвок, неясных обязательств и непрописанных договоренностей.

Поэтому при разговоре с руководителем проясните, согласуйте и зафиксируйте условия сотрудничества: ваши прямые обязанности, нагрузка на работе, допустимая дополнительная работа, планы и сроки.

Только вы сами знаете, насколько большой объем работы вы можете выполнить.

Есть ли у вас план?

В качестве заключения давайте задумаемся над вопросом: а что, собственно говоря, вызывает у нас беспокойство? События? Факты? Происшествия? Эмоции формирует не событие, а то, как мы его воспринимаем.

То есть тревожимся о будущем мы зачастую потому, что свои шансы справиться с предстоящими испытаниями оцениваем не очень высоко.

Делаем мы это не осознанно, а по привычке, в соответствии со сформировавшимися ранее установками.

Попробуйте взглянуть на ситуации, которые подкидывает кризисное время, с другой точки зрения. Продумайте несколько подробных планов действий на каждый тревожащий вас случай.

Задайте себе вопросы: «Что я могу сделать, чтобы справиться с работой? Чем я буду заниматься, если меня уволят?» Чем больше у вас будет появляться запасных выходов для каждой угрозы, тем меньше в вашей жизни останется тревоги, а будущее станет выглядеть гораздо более оптимистично.

Источник: https://whynotportal.ru/kak-spravitsya-s-vozrosshimi-nagruzkami-na-rabote/

Зона пожирателей времени №1 или как оптимизировать коммуникации

Нагрузили работой

Александр Шемякин

Чем больше всего бывает занят руководитель?

Уточню. Что (лично у вас) отнимает больше всего времени в течение дня? А пока вы думаете, подкину подсказку… Это связано с нашей основной деятельностью (руководством), которое без людей мне представляется очень слабо. Вспомнилась хорошая фраза: «Бизнес очень простая система. До тех пор, пока в ней не появляются люди…». И давайте признаемся

Большую часть времени мы проводим в коммуникациях с сотрудниками:

  • Поставить задачу (отдать поручение).
  • Уточнить судьбу начатого в прошлом месяце проекта.
  • Передать заявку от постоянного клиента.
  • Обсудить планы на месяц.

Все это требует той или иной формы взаимодействия с вашими коллегами. И на что оно похоже (это ваше взаимодействие)? Как мне кажется, в 2/3 случаев на

Болтовню, «сопли» и «словесный понос»

Уж чего, чего, а поболтать-то мы любим. И вместо того, чтобы делать дело, чаще выбираем потрещать. Вместо того, чтобы решить вопрос, чаще всего «сваливаемся» в чувства и эмоции. Пример типичного разговора 2-х знакомых руководителей: «Какой же Иван (у меня в отделе) бестолковый. Ему совершенно ничего нельзя поручить.

Каждый шаг приходится контролировать, проверять. А половину задач переделывать. Вот на прошлой неделе, например…». Это о чем? Переведите, пожалуйста, на деловой стиль. У меня получилось примерно так: «Надо решить до конца дня, заняться воспитанием Ивана или подыскать ему достойную замену».

А «сопли» оставьте любителям сериалов и «Дом-2» на ТНТ.

Признаемся честно, скорее всего

Пока ваша коммуникация далека от эталона деловой речи

И чтобы этот вопрос подтянуть, начнем с типовых ошибок, которые (пока) возможно вы не замечаете. И разрешаете вашим доблестным сотрудникам:

1. Начинать разговор «издалека», отвлекая ваше (и свое) рабочее время на длинную прелюдию. Ну зачем мне напрягать мозги, пусть лучше руководитель поработает «дешифратором» моих недоделанных мыслеформ.

2. Болтать сколько влезет (им хочется). Забывая про то, что «время – деньги». Поболтать ведь интереснее, чем ехать на встречу клиенту. Не правда ли? «Солдат спит, а служба идет».

3. Нагружать работой шефа (вас), задавая открытые вопросы. А как мне быть? Ну я не знаю как поступить в этой ситуации?

4. Расползаться мыслью по древу. Увлекаясь чувствами, эмоциями и не нужными никому подробностями. Это уже из разряда другого армейского принципа. «Пропотел, покажись начальнику».

5. Поболтать, напрячь и забыть… И это в первую очередь камень в ваш огород (руководителей). «В одно ухо влетело, в другое вылетело».

Возникает резонный вопрос, чем заменить все это коммуникационное безобразие? Большинство правил ниже, я в той или иной форме, услышал когда-то от Николая Ивановича Козлова, за что огромное спасибо автору. Пробежимся и мы с вами по

Пяти коммуникационным оптимизаторам.

1. Обозначайте намерения в начале любого разговора. И приучите к этому ваших сотрудников. Мои заготовки: у меня вопрос, я хочу поругаться, есть предложение, хочу услышать ваше мнение по одной идее, выражаю свое открытое недовольство, давай обсудим итоги… И уже понятно, куда дальше пойдет коммуникация. Зачем она и под какую задачу.

2. Лимит времени. Спокойно, коротко и четко устанавливайте квоту времени на 1 вопрос (коммуникацию с сотрудником). В самом начале разговора. Например: Николай, у меня есть на обсуждение этого вопроса 2 минуты. Это, кстати, уточнение ваших намерений по коммуникации. Признак хорошего делового тона!

3. Подготовленные вопросы, вместо открытых. Запретите подходить к вам с открытыми вопросами. Приучайте думать и решать вопросы ваших же сотрудников.

4. Тезисная речь. Переходите от трепа к формату деловой речи. Говорите тезисами.

5. Правило КЧК24. Нам надо приучать себя и коллег к правилу «сказано-сделано». А получается чаще (к сожалению) с точностью наоборот. Что такое КЧК24? Это финальная часть любого делового взаимодействия. Вывод, инструкция, задача, резюме. Разберемся по порядку и с этого пункта можете начать оптимизацию своих бизнес-коммуникаций

Правило КЧК24:

  • К – кто. Всегда и в любой деловой коммуникации важно договориться «Кто» делает следующий шаг. Вы или сотрудник? Я выбираю второй вариант. Хочу заметить, что когда вы говорите мне нужно подумать… Вы берете следующий шаг на себя, а ваш сотрудник нагружает вас своими же задачами.
  • Ч – что. Надо приучить себя описывать, «Что» нужно сделать следующим шагом в пределах одного предложения (5-9 слов). Например,: подготовить отчет по итогам продаж прошлого месяца.
  • К – когда. Точная дата когда должно получиться «Что», озвученное ранее вами.
  • 24 означает, что все вышеперечисленное нужно материализовать в пределах 24 часов с момента устного обсуждения. Я считаю, что устная задача = «недоделанная задача». Какие есть способы материализации: система контроля и постановки поручений, карточка поручений, письмо по e-mail, SMS. Я написал от вариантов более предпочтительных к менее предпочтительным

Остается вопрос, с чего и как начать?

Я бы предложил с себя, как обычно. На каждый блок (из 5) по 2-3 дня и вставлять в привычку. Пусть первым шагом прямо сегодня будет обозначение намерений. День первый: начинаете любой диалог с обозначения намерений. Дорогая, у меня к тебе просьба. Погладь мне голубую рубашку. Поможешь? Вместо: Рубашку погладь.И вы больше на человека похожи, и Маше приятнее о вас позаботиться.

https://www.youtube.com/watch?v=XCw7naLjhnA

День второй и третий: закрепите и выводите на автопилот.

С четвертого дня начнете приучать сотрудников. Можно дать прочитать эту статью, думаю не помешает.

Подключите правило КЧК24. Подробности и инструкции выше.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/business_optimizator/zona-pojiratelei-vremeni-1-ili-kak-optimizirovat-kommunikacii-5a741ce5c890109e45de60db

Если вас перегружают работой…

Нагрузили работой

Очень часто ответственный сотрудник взваливает на себя объем работы, гораздо больший необходимого, желая показать себя с лучшей стороны, и формируя тем самым завышенные ожидания начальника.

Но всему наступает предел – в какой-то момент сотрудник с ужасом осознает, что у него не хватает ни времени, ни сил, чтобы выполнить такое количество распоряжений начальника.

Узнаете себя? Не знаете, каким образом можно скинуть с собственных плеч лишнюю работу и при этом сохранить доброе имя в глазах начальника?

Предлагаем полезный инструментарий, при помощи которого можно будет корректно и ненавязчиво ограничить начальника, если тот пытается взвалить на вас неподъемный объем работы.

Инструмент первый. Четко прописанные должностные обязанности.

Зачастую объективно определить, насколько сотрудник перерабатывает, очень сложно. Тем более в том случае, если он добросовестно и безропотно выполняет все без исключения распоряжения начальника.

И здесь может помочь конкретный список должностных обязанностей сотрудника, прописанных в трудовом договоре.

В любой момент, если сотруднику покажется, что ему поручили лишнюю работу, он может проконсультироваться с таким документом и даже предъявить этот документ своему начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.

К сожалению, во многих компаниях Екатеринбурга начальники сознательно рассчитывают на неграмотность сотрудника и не указывают в трудовом договоре должностные обязанности, либо указывают их достаточно размыто, чтобы потом при случае можно было заставить своего сотрудника делать любую работу в неограниченном объеме. Однако мало кто из руководителей компаний Екатеринбурга понимает, что такой подход в равной степени отражается и наэффективности работы компании в целом. Полномочия сотрудников начинают пересекаться, возникает дублирование обязанностей, неразбериха, что, как правило, приводит к конфликтам между сотрудниками и их начальством.

Поэтому при трудоустройстве будьте внимательны и обязательно письменно оговаривайте свои должностные обязанности со своим начальником – это самый первый инструмент формирования ожиданий вашего начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.

Инструмент второй. Признание в перегрузке.

Не думайте, что единственная цель вашего начальника – сжить вас со свету, обязав вас выполнять непосильные задачи. Вполне возможно, что начальник не осведомлен о том, насколько действительно перерабатывают его сотрудники.

Спокойно объясните своему начальнику, насколько именно вы перегружены, и аргументировано изложите какое время займет выполнение такого объема работы.

Можете для убедительности обозначить негативные последствия, которые могут возникнуть в результате перегрузки работой – ошибки в результате спешки, или задержка с выполнением другой важной работы.

Инструмент третий. Согласие подождет.

Если начальник дает вам поручение, не нужно сразу соглашаться. Оцените свой объем работ, сошлитесь на то, что в данный момент вы как раз выполняете срочную работу, и предложите рассмотреть поручение начальника через 2-3 часа. Такой ответ только продемонстрирует начальнику, как его сотрудник системно и серьезно подходит к своей работе.

Инструмент четвертый. Другие претенденты.

Выясните, кто кроме вас сможет выполнить данную работу.

Если вы окажетесь единственным, кто в силах справиться с заданием начальника, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы поставить начальнику свои условия.

А если вы найдете претендента на выполнение работы, порученной вам, вы сможете убедить своего руководителя в том, что вы перегружены и целесообразнее будет поручить задание другому.

Инструмент пятый. Торг.

Если вы убедились в неизбежности выполнения ряда работ, настаивайте на компенсации.

Сотрудник, перегруженный рабочими обязанностями, чтобы вовремя успеть выполнить работу, должен оставаться на рабочем месте после окончания рабочего времени – это аргумент для требования с начальника некоторых послаблений в дальнейшем.

Причем вовсе не обязательно останавливаться в качестве компенсации на премиальных или отгулах, может вы бы хотели попасть на какой-нибудь семинар или тренинг, получить какую-то определенную работу, либокомандировку. Предложите свои условия начальнику взамен затраченных вами усилий и времени.

Инструмент шестой. Приоритеты.

Многие начальники Екатеринбурга твердо нацелены на то, чтобы их сотрудники выполняли объем работ за двоих, а то и за троих.

Если ваши аргументы не работают, и начальник не принимает во внимание вашу загруженность работой, а продолжает нагружать вас объемными заданиями, прибегните к расстановке приоритетов.

Обратитесь к начальнику с просьбой выделить ту задачу, которую он считает первостепенной, какую нужно выполнить во вторую очередь и так далее. После расстановки приоритетности рабочих задач вам будет проще выполнять требования начальника в удобном для вас темпе и в соответствии с их первоочередностью.

Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, значит, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными.

Очень часто сами сотрудники своей добросовестностью и беспрекословностью формируют такую завышенность ожиданий со стороны работодателя.

Умейте управлять ожиданиями начальника, используя вышеперечисленные инструменты. Профессиональных вам успехов!
 

Данилова Любовь

Источник: http://tog.estrabota.ru/article/archive/554/

Как объяснить начальнику, что вы перегружены работой?

Нагрузили работой

Складывается впечатление, что большинство людей слишком много на себя берут и перегружены работой. Но никто не хочет прослыть лентяем, бездельником или белой вороной в команде. Как сохранить за собой репутацию трудолюбивого сотрудника и при этом сберечь силы?

Как бы вы ни были загружены, поговорить с начальством об этом бывает сложно.

Джули Моргенштерн, эксперт в области продуктивности и автор книги Never Check E-Mail in the Morning, считает, что причин тому две: вы, возможно, боитесь из-за подобного разговора лишиться должности, а кроме того, привыкли рассуждать так: «Я работаю недостаточно упорно и продуктивно. Мне нужно исправиться».

Таким образом, вы продолжаете заниматься самобичеванием, которое негативно отражается на вашей карьере, считает Лиана Дейви, соучредитель компании 3COze Inc. и автор книги You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done.

«Взвалив на себя слишком много обязанностей в угоду амбициям или желанию впечатлить начальство, вы не можете с ними справиться. Работу приходится выполнять второпях или некачественно, в результате может сложиться впечатление, что вы ненадежный человек», – говорит Дейви. Если, по вашему мнению, вас накрыла лавина заданий, обязательно сообщите об этом руководителю. Вот несколько советов, которые помогут благополучно провести разговор.

Если у вас постоянный аврал, это не означает, что вы никудышный работник. «Не судите о себе столь категорично, – говорит Моргенштерн. – Большинство компаний пытаются сделать больше за меньший срок, поэтому времени на выполнение работы постоянно не хватает».

Если вы показываете хорошие результаты, но периодически просите об отсрочке или отказываете в просьбе, вас не упрекнешь в лени. Такое поведение не вредит вашей репутации. На самом деле, иногда говоря «нет», вы повышаете доверие к себе со стороны окружающих.

Даже если вам неприятно признавать, что вы не справляетесь со всеми поставленными задачами, считает Дейви, вы «обязаны сделать это» ради компании: «Если вам не удается выполнить свои обязательства, вы попросту подставляете свою команду».

Моргенштерн считает, что, если вы увязли в делах, вам будет полезно услышать независимое мнение о вашей загруженности: «Справиться с проблемой вам может помочь сторонний человек». Расскажите кратко о своих проектах близкому другу или коллеге. Попросите оценить масштаб выполняемой вами работы и честно ответить вам, может ли с ней справиться человек в одиночку.

Обратитесь за советом к начальнику или проконсультируйтесь, как бороться с авралами, говорит Дейви. Просьбы о помощи позволяют вам обоим выяснить ожидания и повысить эффективность работы. Допустим, вы говорите: «На подготовку отчета для финансового отдела у меня ежемесячно уходит пять часов.

Подскажите, как можно оптимизировать процесс?» В конце концов начальник когда-то сам проходил такой путь.

По мнению Моргенштерн, для того чтобы поговорить с руководителем начистоту, вам необходим правильный настрой: «Вы партнер начальника, который помогает ему достичь целей компании».

Она предлагает сначала «обозначить общие задачи компании», чтобы убедиться, что вы оба придерживаетесь единого мнения. Затем расскажите о том, что мешает вам их осуществлять. Будьте предельно конкретны.

Например, скажите: «Это задание требует сбора множества данных, на это уходит уйма времени» или «Сейчас я руковожу командой и уделяю больше внимания вопросам планирования, а не ежедневной рутине».

Вторая часть разговора имеет особое значение: предложите три идеи того, как можно урегулировать обсуждаемый вопрос. «Никогда не ходите к начальнику с проблемой, если вы не знаете, как ее решить», – говорит Моргенштерн.

Предложите, например, выполнять определенные задания ежеквартально, а не ежемесячно, назначать вам в помощь коллег на конкретный проект или попросить компанию нанять временного сотрудника, чтобы снизить нагрузку.

Ваша цель – находить «проекты, которые можно перенести, делегировать, отменить или сократить в объеме».

Крайне неприятно получать от начальника очередное задание, когда вы и так на пределе. «Руководитель часто поручает работу, не имея представления о том, сколько времени требуется на выполнение каждой задачи», – говорит Дейви.

Вам нужно рассказать, чем вы сейчас занимаетесь, и спросить, как расставить приоритеты. Моргенштерн рекомендует спросить у босса, сколько усилий, по его мнению, необходимо приложить для выполнения заданий и что он понимает под максимальными, минимальными и достаточными усилиями.

Моргенштерн считает: никогда не надо сразу брать на себя новые обязательства, если вы не уверены, что вам удастся с ними справиться. Спросите лучше: «В чем заключается предстоящая работа? Позвольте мне оценить мои возможности с учетом тех проектов, которыми я уже занимаюсь.

Могу ли ответить вам завтра?» Постарайтесь таким образом выиграть время.

Даже если вы завалены работой, старайтесь по возможности помогать коллегам – с вашей стороны это был бы тактичный и продуманный с профессиональной точки зрения шаг.

По мнению Дейви, вам следует сказать начальству примерно следующее: «Не думаю, что у меня получится заниматься этим проектом без ущерба другой работе, которую я обязан выполнить, но мне удастся выкроить время на то, чтобы ввести в курс дела человека, который будет над ним трудиться». Вы можете изъявить желание участвовать в мозговых штурмах, знакомиться с первоначальными вариантами проекта или выступать в роли внимательного слушателя. «Будьте готовы прийти коллегам на помощь», – продолжает Дейви. Моргенштерн убеждена, что предложенная вами небольшая помощь укрепляет вашу репутацию надежного работника, сосредоточенного на успехе компании.

Следует:консультироваться с руководителем или коллегой насчет того, как можно сократить время выполнения некоторых заданий; прямо спрашивать о том, можно ли расставить приоритеты иначе или прийти к компромиссному решению; быть готовым прийти коллегам на выручку и помочь им.

Не следует:

перегружать себя. Если вы отклоняете чью-то просьбу или просите об отсрочке, это не значит, что вас можно упрекать в лени; сразу же брать на себя дополнительные обязательства.

Постарайтесь выиграть время, сказав начальству, что вы оцените свою текущую рабочую нагрузку и дадите ему ответ позднее;

держать коллег в неведении, если начальство не идет вам навстречу.

Расскажите им о том, что вы тонете в работе, чтобы не подорвать их доверие.

В жизни каждого из нас иногда возникают тяжелые обстоятельства, которые берут верх над всем остальным.

В случае если вы в настоящий момент переживаете один из таких периодов – у вашей матери диагностировали серьезное заболевание или у вашего сына случились неприятности в школе, – по мнению Моргенштерн, лучше всего сразу сообщить об этом начальнику.

Она предлагает сказать следующее: «Если я не решу эту проблему, моя семья будет испытывать сильнейший стресс, что непременно скажется на моей работоспособности». Говорите прямо и ведите себя «как можно более уверенно и спокойно».

Дейви также считает, что вам необходимо указать на случайный характер таких обстоятельств и назвать сроки их преодоления, например: «Такие неприятности случаются редко, однако предстоящие две недели будут для меня очень трудными, поэтому мне нужна помощь». Доброжелательный и рассудительный начальник поймет и оценит вашу честность. А вот пытаться геройствовать до тех пор, пока вы не выгорите, далеко не лучшее решение.

Разговор с начальником о вашей чрезмерной загруженности не всегда дает желаемый результат. Если он не хочет идти вам навстречу, Дейви рекомендует намекнуть об этом своим коллегам.

Даже если им нечем вам помочь, они, по крайней мере, будут знать о том, что вы работаете на пределе и не можете тянуть все на себе, – их доверие к вам сохранится.

Если начальство всегда безучастно к вашей загруженности, говорит Моргенштерн, вам пора задуматься о поиске новой работы. Она считает, что постоянно трудиться в авральном режиме не имеет смысла.

Лиза Стерлинг, проработав год вице-президентом по стратегии развития продуктов компании Ceridian – поставщика программного обеспечения для управления кадровыми ресурсами, получила предложение занять в ней кресло директора по персоналу.

Лиза планировала совмещать обе должности, но уже через несколько месяцев работа на два фронта стала для нее непосильной ношей. Она понимала, что нужно поговорить об этом с начальником Дэвидом Осипом, генеральным директором Ceridian, однако изрядно нервничала. «Мне никогда не приходилось обращаться к руководителю за помощью, – объясняет она.

– Я опасалась, что он пересмотрит свое решение повысить меня и подумает, что эта работа мне не по плечу».

Лиза начала разговор с того, что она знает приоритеты компании. Разговор был нужен, чтобы убедиться, правильно ли она понимает, чего от нее хочет Дэвид.

Кроме того, она представила ему исчерпывающий перечень проектов, которыми она в настоящий момент занималась как в области развития продуктов, так и по линии управления персоналом.

«Затем я сообщила Дэвиду, какие направления мне удается успешно развивать, а с какими проектами у меня, наоборот, возникли сложности», – добавляет Стерлинг.

Наконец, Лиза поделилась с ним возможными решениями. Она предложила отодвинуть на второй план некоторые организационные инициативы, а также отложить выпуск ряда продуктов. Другая идея заключалась в том, чтобы нанять директора по стратегии развития продуктов, который бы взял на себя ее обязанности. Начальнику понравились оба предложения Лизы.

Кроме того, он дал ей ряд ценных советов о совершенствовании лидерских навыков. «Дэвид сказал, что по мере восхождения по карьерной лестнице мне необходимо постепенно переходить от оперативного управления к развитию своей команды, – говорит Стерлинг. – Я поняла, что круг моих обязанностей был слишком широк.

Мне необходимо было делегировать полномочия своим подчиненным».

Лиза рада, что ей удалось высказаться. «Я словно прозрела, – говорит она. – Если бы я не обратилась за помощью к боссу, то никогда бы не получила его наставлений».

Несколько лет назад Жанин Труит работала младшим специалистом по персоналу в крупной сети больниц. Организация, расположенная на Лонг-Айленде в Нью-Йорке, так быстро расширяла штат сотрудников каждый год, что отдел кадров едва справлялся со своими обязанностями.

«Я занималась подбором персонала на разные должности – от начальных до руководящих – в 10 учреждениях, – вспоминает Жанин. – Начальница также поручала мне вести ряд других проектов и заниматься планированием численности персонала, когда требовалось увеличить количество коек в больнице».

После 10 лет такой напряженной работы в сфере здравоохранения Жанин оказалась на грани срыва. Она поговорила с коллегами, а потом попросила директора о встрече и прямо сказала: «Моя текущая нагрузка необоснованно велика. Я никогда не боялась открыто высказывать свое мнение, но в то же время мне не хотелось подводить своих коллег, а уж тем более пациентов».

Жанин предложила поручить наем персонала на начальные позиции младшему сотруднику, чтобы самой сосредоточиться на стратегически важных должностях. Кроме того, она попросила как можно раньше сообщать ей о предстоящем увеличении числа коек в больнице.

К сожалению, ни одна из ее идей не пришлась по душе начальнице, и расстроенной Жанин вновь пришлось положиться на коллег: «Мы условились помогать друг другу в тех случаях, когда в одном учреждении необходимо было заполнять похожие вакансии, это позволило несколько снизить нагрузку».

Однако Жанин и дальше пришлось работать на пределе, и в итоге она уволилась.

https://www.youtube.com/watch?v=iFfOlY1Q2NE

Теперь Жанин директор по инновациям в фирме Talent Think Innovations, которая занимается консалтингом в области бизнес-стратегий и управления. Из своей предыдущей работы она извлекла ценный урок.

«Планирование численности персонала – один из самых важных факторов, определяющих эффективность вашего бизнеса, – говорит она.

– Если вы хотите, чтобы клиенты и сотрудники от вас не уходили, а текучесть кадров была минимальной, следите за тем, чтобы нагрузка на персонал всегда находилась в пределах разумного».

Об авторе: Ребекка Найт – журналист из Бостона, пишет статьи для The New York Times, USA Today, Financial Times и The Economist

Источник: https://www.vedomosti.ru/management/articles/2017/05/23/691007-peregruzheni-rabotoi

Что делать, если ваш босс перегружает вас работой

Нагрузили работой

Подчиненным тоже следует сформулировать свои ожидания и заставить начальника принять самые главные для вас условия. Особенно важно это сделать, если он всегда и во всем старается повыше установить планку.

Джон Габарро и Джон Коттер

В этой статье я предлагаю ряд полезных инструментов для управления ожиданиями начальника в отношении объемов работы, которую вы в состоянии выполнить. Ниже я перечислю все рекомендуемые инструменты решения этой задачи, а затем рассмотрю каждый из них более подробно.

  • Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.
  • Признайтесь начальнику, что вы перегружены.
  • Сообщите боссу о последствиях перегруза.
  • Не соглашайтесь сразу.
  • Выясните, кто еще может выполнить работу.
  • Торгуйтесь.
  • Просите расставить приоритеты.

Требуйте наличия прописанных должностных обязанностей.

Как нам найти критерии оценки того, перерабатывает сотрудник или выполняет обязательную работу? Как часто мы слышим от друзей и знакомых, что им приходится работать за двоих, а то и за троих сотрудников.

И нередко они рассказывают про это, сидя с нами в кафе в рабочее время. Например, если весь отдел вообще ничего не делает, а одному сотруднику приходится работать аж половину рабочего времени, то он будет уверен, и справедливо уверен, что он перерабатывает.

Но бывает, и довольно часто бывает, иначе. Есть такая поговорка «нагружают на того, кто везет». Довольно часто начальник идет по пути наименьшего сопротивления и сваливает всю работу на самого безропотного и добросовестного сотрудника.

Чем долго уговаривать бездельника или исправлять ошибки за растяпой, ему проще нагрузить работой того, на кого можно положиться.

Особенно, если этот человек не требует ничего взамен в отличие от остальных, не просит ни отгулов, ни премиальных за переработку.

Так как же объективно определить, перерабатывает сотрудник или нет? Для этих целей существует волшебный управленческий инструмент под названием «должностные обязанности».

В любой западной компании подробный список должностных обязанностей является неотъемлемой частью трудового договора, и сотрудник в любую минуту может проконсультироваться с этим документом и даже предъявить этот документ своему начальнику для обсуждения вопроса о том, что он должен и что не должен делать.

К сожалению, во многих российских компаниях по неграмотности, а иногда и сознательно, этот инструмент не используется. Когда человек вступает в должность, не имея списка четко оговоренных должностных обязанностей, его начальник может заставить подчиненного делать все, что ему, начальнику, взбредет в голову в любых объемах.

Правда, отсутствие четко оговоренных должностных обязанностей в равной степени бьет и по руководству такой компании. У сотрудника складывается некое впечатление о своих полномочиях. Так как это происходит хаотично, то у нескольких сотрудников полномочия начинают пересекаться.

Это приводит к дублированию работы и конфликтам среди сотрудников, что резко снижает эффективность работы компании.

Поэтому, если у вас есть возможность письменно оговорить с руководителем свои должностные обязанности, обязательно сделайте это! Это первый инструмент формирования ожиданий вашего начальника относительно объемов работы, которую вы должны выполнять.

Признайтесь начальнику, что вы перегруженыработой. Вспомните правило дракона и зайца из предыдущей главы. Не следует априори предполагать, что ваш начальник — злодей, желающий сжить вас со свету.

Возможно, он и не подозревает о том, что вы перегружены работой. Он же не стоит над вами с секундомером.

Спокойно и аргументировано расскажите ему о том, сколько у вас невыполненной работы и сколько времени она займет.

Сообщите начальнику о возможных последствиях перегруза вас избыточной работой. Какие последствия могут возникнуть? Ошибки в работе в результате спешки, задержка с выполнением другой важной работы.

Не соглашайтесь сразу. Вы не обязаны каждый раз, когда начальник дает вам поручение, говорить «Слушаюсь и повинуюсь».

Вы можете сказать следующее: «Сейчас я закончу срочную работу, которую я для вас делаю, и посмотрю, что я могу сделать с этим заданием. Я дам вам ответ через два часа».

В таком ответе нет ничего оскорбительного, наоборот, он показывает системность вашего подхода к работе, серьезность и аккуратность.

Выясните, кто еще может выполнить эту работу. Эта информация пригодится вам для реализации последующего совета. Если выясните, что никто кроме вас не может сделать эту работу, то у вас будет серьезный аргумент для того, чтобы выторговать у начальника что-нибудь взамен. Если эту работу может сделать другой, а у вас и так много работы, вы можете убедить в этом своего начальника.

Торгуйтесь. Если выполнение работы неизбежно, то хотя бы получите что-нибудь взамен. У вас много работы, вам, возможно, придется задержаться после окончания рабочего времени. Вы имеете право попросить у начальника что-то в компенсацию этого.

При этом не обязательно просить деньги или отгулы. Возможно, есть какая-то работа, которую вы хотели бы получить, командировка в Сочи, например. Скажите руководителю: «Мне придется приложить большие усилия для выполнения этой работы.

Я буду с бОльшим энтузиазмом работать, если буду знать, что в командировку в Сочи вы пошлете именно меня».

Просите расставить приоритеты. Если все аргументы не работают, и начальник твердо нацелен на то, чтобы спихнуть на вас большую и сложную работу, несмотря на то, что вы и так перегружены, прибегните к этому последнему инструменту.

В связи с большим объемом работы попросите вашего начальника расставить приоритеты для вас. Пусть он скажет, какое из порученных вам заданий самое важное, какое стоит на втором месте и так далее.

И выполняйте его задания в удобном вам темпе в соответствии с расставленными приоритетами.

Прочитайте пример успешного использования этого правила, рассказанный от имени руководителя Стивена Кови:

«Когда я работал директором по связям одного крупного университета, я принял на работу перспективного, творческого, очень талантливого журналиста. Как-то раз, когда он проработал уже несколько месяцев, я зашел к нему в кабинет с просьбой выполнить несколько срочных заданий.

— Стивен, — сказал он, — я готов сделать для вас что угодно. Но позвольте прежде рассказать вам о ситуации, в которой я нахожусь.

После этого он подвел меня к висящей на стене доске с обозначенными на ней более чем двадцатью проектами, над которыми он в то время работал, с указанием точных критериев и оговоренных ранее сроков выполнения. Этот человек был очень дисциплинирован, именно поэтому я и решил в первую очередь обратиться к нему.

— Вот что, Стивен, — сказал этот сотрудник, — чтобы как следует сделать то, о чем вы просите, потребуется несколько дней. Что из этих проектов вы предложили бы мне отменить для выполнения вашей просьбы?

Я не хотел принимать на себя такого рода ответственность. Поэтому я ушел и отыскал еще одного «кризис-менеджера», которому и поручил это дело» (Стивен Р.Кови, «7 навыков высокоэффективных людей»).

Итак, если ваш начальник перегружает вас работой, следовательно, его ожидания в отношении вашей работоспособности являются завышенными. Очень часто мы сами своей безропотной добросовестностью формируем такие завышенные ожидания. Этими ожиданиями руководителя можно и нужно управлять, используя перечисленные выше инструменты.

pixabay.com

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1330682-chto-delat-esli-vash-boss-peregruzhaet-vas-rabotoi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.